中央广播电视大学2003～2004学年度第一学期"开放专科"期末考试
现代文员专业办公室管理试题
2004年1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1
分，共10分)
1．办公室布置要注意( D )。
A．上司单独用的办公桌椅靠墙放
B．一般办公室桌椅最好面对面放置
C．打字、复印间离上司办公室近些
D．各种沟通、保密
2．传真机的使用哪一项是不对的( B )
A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送
C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、保密文本
3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的( C )。
A．协助签到 B．分发资料
C．作会议记录时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品
4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的( B )。
A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾
B．让员工们随意领取办公用品
C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度
D．用库存一览表来储备办公用品
5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的( B )。
A．没有任何设想就应着手从事该项工作
B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力
C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行
D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施
6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的( A )。
A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要
B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品
D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务
7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的( B )
A．善于同他人合作，密切配合，步调一致
B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己
C配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任
8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的( A )。
A．审查功能 B．保密功能
C．欢迎词播放功能 D．报数功能
9．以下关于文员的宴会礼仪中；哪一项是正确的( D )。
A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔
B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物
(2．El内含有食物与人说话
D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去
10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免( D )
A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上
B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号
C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间
D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃
二、判断题(正确打"√"，错误打"×"o每小题1分，共10分)
1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍 ( √ )
2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 ( √ )
3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。 ( × )
4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为"归档"，有归档范围和要求，但没有期限。 (× )
5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 ( × )
6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 (√ )
7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 ( × )
8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 (√ )
9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( √ )
10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 ( × )
三、简答题(每小题10分．共20分)
1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
(2)参谋作用；(2分)
(3)补缺作用；(1分)
(4)增进关系作用；(1分)
(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)
(6)适时。考虑时机；(1分)
(7)适地。看场合；(1分)
(8)适度。要注意掌握分寸。(2分)
2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?
(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为"立卷特征"；(2分)
(2)按问题特征立卷； (1分)
(3)按作者特征立卷； (1分)
(4)按文种特征立卷； (1分)
(5)按时间特征立卷； (1分)
(6)按地区特征立卷； (1分)
(7)按通讯者特征立卷； (1分)
(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 (2分)
四、设计题(每小题10分。共20分)
1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定
召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
答：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2分)
(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜； (2分)
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (1分)
(4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (1分)
(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (2分)
(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (1分)
(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。， (1分)
2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副
经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间
为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一
天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午
餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。
答： (1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T?n+后勤开支 (3分)
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (1分)
(3)S--参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (1分)
(4)T--参加会议人员人均到会时间为5小时；(1分)
(5)n--参加会议人数为50人(46+4)；(1分)
(6)后勤开支--等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说："总经理外出了，有什么事请跟我说吧"。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带"像我们这样的小公司......"，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说"公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?''小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。
小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好......
你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。
(1)不能说"总经理外出了，有什么事请跟我说吧''，办公室人员不能替上司做主； (3分)
(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； (3分)
(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； (4分)
(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽； (3分)
(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策； (3分)
(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。 (4分)
2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。
正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中......这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈："托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!"
小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解："我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?"
小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?
答：(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； (3分)
(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； (3分)
(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； ' (3分)
(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利； (3分)
(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； (4分)
(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 (4分)
试卷代号：2 1 80
{=I央广播电视大学2003-2004学年度第一学期"开放专科''期末考试
现代文员专业办公室管理
试题答案及评分标准
(供参考)
2004年1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分-共10分)
1．D 2．B 3．C 4．B 5．B
6．A 7．B 8．A 9．D 10．D
二、判断题(正确打"＼／／''，错误打"×''。每小题1分，共10分)
1．＼／ 2．＼／／ 3．× 4．× 5．×
6．＼／ 7．× 8．＼／／ 9．＼／／ 10?×
三、简答题(每小题10分．共20分)
1．答案：
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
(2)参谋作用；(2分)
(3)补缺作用；(1分)
(4)增进关系作用；(1分)
(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)
(6)适时。考虑时机；(1分)
(7)适地。看场合；(1分)
(8)适度。要注意掌握分寸。(2分)
2．答案：
(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为"立卷特征"；(2分)
(2)按问题特征立卷； (1分)
(3)按作者特征立卷； (1分)
(4)按文种特征立卷； (1分)
(5)按时间特征立卷； (1分)
(6)按地区特征立卷； (1分)
(7)按通讯者特征立卷； (1分)
(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 (2分)
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．答案：
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2分)
(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜； (2分)
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (1分)
(4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (1分)
(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (2分)
(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (1分)
(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。， (1分)
2．答案：
(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T?n+后勤开支 (3分)
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (1分)
(3)S--参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (1分)
(4)T--参加会议人员人均到会时间为5小时；(1分)
(5)n--参加会议人数为50人(46+4)；(1分)
(6)后勤开支--等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)
(1分)
(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800
=18750一-800
=19550(元) (2分)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．答案：
(1)不能说"总经理外出了，有什么事请跟我说吧''，办公室人员不能替上司做主； (3分)
(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； (3分)
(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； (4分)
(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽； (3分)
(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策； (3分)
(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。 (4分)
2．答案：
(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； (3分)
j(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； (3分)
(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； ' (3分)
(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利； (3分)
(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； (4分)
(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 (4分)
试卷代号：2180
中央广播电视大学2004-2005学年度第一学期"开放专科"期末考试
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的(A )。
A. 接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电
C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿
2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的(C )。
A. 现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里
B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 ．
C. 标准的零用现金单据有一个签名
D．不允许任何人从零用现金基金里借钱
3．文员按照"优先顺序"处理工作，以下哪一项是不适宜的(D )。
A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D．可以按照文员自己的习惯进行工作
4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的(A )。
A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
B．必要时可形成文字材料，照本宣科
C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的(B )。
A. 考虑打电话的时间是否合适
B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话
C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些"美丽的谎言"
D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事
6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的(C )。
A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜
B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水
C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内
D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意
7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的( D)
A. 与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名)，需再打电话弄清疑点应找同一人
B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求
C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话
D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
8．文员协助举行宴会时，不用考虑(D )。
A. 宴会的形式与气氛 B．交通是否方便 C. 有无停车场 D．有无休息室
9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜( B)。
A．语句要简短 B．由过程先说 C. 利用重复的效果
D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言
10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(A )。
A. 骑边章 B．封存章 C. 骑缝章 D．证见章
二、判断题(正确打"√"，错误打"X"。每小题1分，共10分)
1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。 (√ )
2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。 (X)
3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 ． (√)
4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 (X)
5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。 (X)
6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 (X )
7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 (√ )
8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 (X)
9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打"黑领结"，便表示穿无尾正式礼服。 (√)
10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 (√ )
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (1分)
(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (2分)
(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等。提供领导复信所需要的资料。 (2分)
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (1分)
(5)认真处理。处理信伺：应该按照"分级负责、归口办理"的原则，进行转办、交办或自办。 (2分)
(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 (2分)
2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?
(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2分)
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (2分)
(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如："结果是这样，理由有三个，一是......。" (2分)
(4)一定要简短、扼要、流畅； ． (1分)
(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (2分)
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作"报告备忘录"提出来。 (1分)
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?
(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； (1分)
(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (2分)
(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 (1分)
(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (1分)
(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (1分)
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (1分)
(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1分)
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 (1分)
(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 (1分)
2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分)
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2分)
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2分)
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (2分)
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。(2分)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说："小李，把这封信交给你们科长"，小李把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?
(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间； (3分)
(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复； (3分)
(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动； (3分)
(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(3分)
(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系； (3分)
(6)没有订购的东西不能签收； (2分)
(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好； (3分)
2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
(1)市教委关于2003年招生工作的通知； (2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
(3)东方学院2003年招生工作计划； (4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；
(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定； (7)东方学院关于调整系主任的通知；
(8)东方学院关于做好开学工作的通知； (9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；
(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
(11)东方学院各系关于提高教学质量的报告； (12)东方学院2003年度工作总结；
案卷一： (3分)
1．市教委关于2003年招生工作的通知；
4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；
L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 (2分)
案卷二： (4分)
2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定；
7．东方学1宪关于调整系主任的通知；
8．东方学院关于做好开学工作的通知；
标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 (2分)
案卷三： ?(2分)
3．东方学院2003年招生工作计划；
12．东方学院2003年度工作总结；
标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 (2分)
案卷四： (3分)
9．东方学院各系关于开学准备工作的报告；
10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；
标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 (2分)
试卷代号：2180
中央广播电视大学2004-2005学年度第一学期"开放专科"期末考试
现代文员专业 办公室管理
试题答案及评分标准
(供参考)
2005年1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．A 2．C 3．D 4．A 5．B
6，C 7．D 8，D 9．B 10．A
二、判断题(正确打"√"，错误打"X"。每小题1分，共10分)
1．√ 2．X 3．√ 4．X 5．X
6．X 7．√ 8．X 9．√ 10．√
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．(题略)答案
(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (1分)
(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (2分)
(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等。提供领导复信所需要的资料。 (2分)
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (1分)
(5)认真处理。处理信伺：应该按照"分级负责、归口办理"的原则，进行转办、交办或自办。 (2分)
(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 (2分)
2．(题略)答案
(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2分)
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (2分)
(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如："结果是这样，理由有三个，一是......。" (2分)
(4)一定要简短、扼要、流畅； ． (1分)
(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (2分)
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作"报告备忘录"提出来。 (1分)
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．(题略)答案
(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； (1分)
(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (2分)
(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 (1分)
(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (1分)
(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (1分)
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (1分)
(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1分)
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 (1分)
(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 (1分)
2．(题略)答案
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分)
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2分)
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2分)
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (2分)
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
(2分)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．(题略)答案
(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间； (3分)
(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复； (3分)
(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动； (3分)
(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目； (3分)
(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系； (3分)
(6)没有订购的东西不能签收； (2分)
(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好； (3分)
2．(题略)答案
案卷一： (3分)
1．市教委关于2003年招生工作的通知；
4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；
L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 (2分)
案卷二： (4分)
2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定；
7．东方学1宪关于调整系主任的通知；
8．东方学院关于做好开学工作的通知；
标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 (2分)
案卷三： ?(2分)
3．东方学院2003年招生工作计划；
12．东方学院2003年度工作总结；
标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 (2分)
案卷四： (3分)
9．东方学院各系关于开学准备工作的报告；
10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；
标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 (中央广播电视大学2006-2007学年度第一学期"开放专科"期末考试办公室管理 试题
试卷代号：2180
中央广播电视大学2006-2007学年度第一学期"开放专科"期末考试
现代文员专业 办公室管理 试题
一、单项选择
1．社交场合很讲究次序礼仪，一般( B )
A．以右为次 B．以右为尊C. 以后为次 D．以左为尊
2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?( A )
A. 有共同利益的话题 B．夸耀自己的话题C．保密的话题 D．应当忌讳的话题
3．邮件的寄发不要考虑以下因素( D )
A．时间 B．便利C．经济 D．爱好
4．文员做会议记录时，可以在会议记录中( C )
A．加入自己的主观意见 B．不记录议题
C. 与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论
5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( C )
A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣
C. 按私人公务标准分拣 D．按邮件重要性分拣
6．传真机最好用来传送以下哪种邮件?( A )
A．一般的图纸 B．机密文件C. 很长的文件 D．感谢信
7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责( B )
A. 订购 B．制造C. 分配 D．储备
8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种( A )
A. 初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信
C. 已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信
9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议．( C )
A．口字型 B．教室型C. 圆桌型 D．U字型
10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷．如问函与复函等用( A )
A. 通讯者特征立卷 B．按地区特征立卷C. 按文种特征立卷 D．按文种特征立卷
二、判断题
1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(√ )
2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。(√ )
3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( X )
4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。( X )
5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。( X )
6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。(√ )
7．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。( X )
8．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( X )
9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。( X )
10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。(√ )
三。筒答题
1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
(1) 受意是文员接受和领会上司意图。(3分)
(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3分)
(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3分) (2)密级、紧急程度。(1分)
(3)签发人姓名。(1分) (4)公文标题。(1分) (5)主送机关．(1分)
(6)正文、附件。(2分) (7)发文机关、成文日期、机关印章。(3分)
(8)注释、阅读(发送)范围。(1分) (9)主题词。(1分) (10)抄送单位、印发说明．(1分)
四、设计题
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，(3分)新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：(3分)各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里，(3分)公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，(3分)墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．(3分)
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
(1) 接受任务，(3分) (2)了解来宾，(1分) (3)制订计划；(1分) (4)预订食宿；(1分)
(5)迎接来宾，(1分) (6)商议日程，(1分) (7)安排会谈：(3分) (8)陪同参观；(1分)
(9)送别客人；(1分) (10)接待小结。(2分)
五、案例分析
1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月，陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字。电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：
来电者；"是利达公司吗？"
陈小姐："是。"
来电者："你们经理在吗?"
陈小姐："不在。"
采电者；"你们是生产塑胶手套的吗?"
陈小姐："是。"
来电者："你们的塑胶手套多少钱-打?"
陈小姐："1．8美元．"
来电者："1．6美元一打行不行??
陈小姐："对不起，不行的。"说完，"啪"挂上了电话。
上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出："啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。"上司当即脸色一变说："你被解雇了"陈小姐哭丧着脸说："为什么?"上司说："你犯了五个错。"
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些
错?
(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)
(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)
(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)
(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)
(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3分)
(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，(3分)
(7)不等对方说完，就"啪"挂上电话。(2分)
2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?
(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(5分)
(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3分)
(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办，(4分)
(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行，(4分)
(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。(4分)
试卷代号：2180
中央广播电视大学2006-2007学年度第一学期"开放专科"期末考试
现代文员专业 办公室管理 试题答案及评分标准
(供参考)
2007年1月
一、单项选择
1．B 2．A 3．D 4．C 5．C
6．A 7．B 8．A 9．C 10．A
二、判断
1．√ 2．√ 3．X 4．X 5．X
6．√ 7．X 8．X 9．X 10．√
三、简答题
1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
(1)受意是文员接受和领会上司意图。(3分)
(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3分)
(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(9分)
2．公文的完全格式包括哪儿项?请写出这些项目。
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3分)
(2)密级、紧急程度。(1分)
(3)签发人姓名。(1分)
(4)公文标题。(1分)
(5)主送机关．(1分)
(6)正文、附件。(2分)
(7)发文机关、成文日期、机关印章。(3分)
(8)注释、阅读(发送)范围。(1分)
(9)主题词。(1分)
(10)抄送单位、印发说明．(1分)
四、设计题
1．(题略)
电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，(3分)
新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：(3分)
各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或
伸手可以拿得到的抽屉里，(3分)
公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，(3分)
墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．(3分)
2．(题略)
(1)接受任务，(3分)
(2)了解来宾，(1分)
(3)制订计划；(1分)
(4)预订食宿；(1分)
(5)迎接来宾，(1分)
(6)商议日程，(1分)
(7)安排会谈：(3分)
(8)陪同参观；(1分)
(9)送别客人；(1分)
(10)接待小结。(2分)
五、案例分析题(两题中任选一题，20分。若两题都做了，取前面一题计分)
1．(题略)
(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)
(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)
(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)
(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)
(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3分)
(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，(3分)
(7)不等对方说完，就"啪"挂上电话。(2分)
2．(题略)
(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(5分)
(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3分)
(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办，(4分)
(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行，(4分)
(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。(4分)
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